りんちゃんの ガーーンな日常

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やっと再就職できました^^でも貧乏生活は続きます^^

面倒な電話には出たくない?

私のメインの仕事に電話対応があります。
代表電話を取るので色々な方への電話を取りますが
少し聞いただけでは誰に回したらいいのか
よくわからない電話もよくかかってきます。

昨年までは賑やか課長が長くいる方で何でも知っていたので
困ったらまず賑やか課長にお願いするパターンでした
でもこの春からは新課長になったのでそれもできず・・・
それでも新賑やか課長もかなりわかる感じになってきて
対応してもらえるようになったのでこれはありがたいです。

困るのはおおよそでも誰に回したらいいのかわからない電話で・・・
以前はマシュさんも長かったのでお願いしようとすると
露骨に出たくないそぶりをされて「他の人に出てもらって」と言われたりしました
忙しかったり出るのが嫌だったりいろいろあったんでしょうね。

そこまでじゃなくても「その件はわかる人がいなくて・・・」みたいな事もあったり
「こんな会議や講演の問い合わせがあるんですが」と聞いても
誰も知らないことがあったり・・・
一応窓口となっているのであれこれ情報を集めてはいますが
外部の利用だったりするとそこまでわからないこともあるのです

昨日も明日の土曜日にあるという講演の問い合わせの電話がありました。
でもその予定はないし担当の真ん中さんに回してもないとのことで
「予定はないって言って下さい」と言われたのでそうお答えしました。
オカさんにもその前に聞いてみたんですがわからない感じでした。

でも電話を切った後に「そう言えば何かあったような・・・」と
オカさんが資料をあれこれ探して見つけ出しました
確かにある講演会だったのです
追加の分だったので当初の予定表にもなく・・・
担当は真ん中さんでちょうど事務所にやってきた真ん中さんにオカさんが
「やっぱりあるよ~、そっちの担当だよ」と言ったら
そこから真ん中さんが大騒ぎでした

その追加の分は2件あって1件目が終わって後はスルーしちゃっていたようで
「あ~、すっかり忘れてました、見逃しちゃってたわ。
わあどうしよう、準備とか全然やってないし」と慌て始めて
でもそんなに準備のいるものでもなくて元々の講義に追加でやる分だったので
出席者の取りまとめとかもなくて言うほど大変ではなかったようです。

とまあこれはやれやれ、で終わった話なんですが
一応電話で対応して「ないです」と言ったのは私なので
電話してきた人にしてみれば受付が何も知らない・・・ってことになりますよね
いっそ真ん中さんに替わってもらって言ってもらえば良かったかも。
もともと真ん中さんがすっかり忘れていた事から始まったことですしね

今日もちょっと面倒な感じの電話が何件かあって
そこまで私に説明されても知らんがな、ってなる話もありました。
こちらは受付で単に電話を回しているだけなんですけどね

そして帰る間際になって対応に困る電話がまた入りました。
要は講師の先生に連絡を至急取りたいという要件だったのですが
何とその先生、今時携帯を持たない方だったのです
緊急連絡網の番号が自宅になっているのに今日初めて気が付きました

一応用件とか折り返し先を聞いてジャニ君に相談すると
「メールをしておくしかないですね」とのことで・・・
別件でダンディ課長と話をしたのでその時にも相談すると
ダンディ課長も連絡を取りたかったそうなんですが
自宅の電話にも出ないしやっぱりメールをしたそうで・・・
ただし連絡が欲しいとのメールだったのに連絡はないので
まだメールは見ていないんだろうという話でした。

至急とかの用件ですがこれはもう仕方がないので
私もメールを入れて、相手の方にもその旨お伝えしました。
こんな時は平身低頭で応対しちゃいます
誰かがいないとか連絡が付かないとかは
別に自分のせいでもなんでもないのですが
こういう仕事をしていると平身低頭癖が付いちゃいます

以前近所の友人は事務所内で他の人達が話していることなんて聞いていない
自分が輪に加わってもいない他の人の話を聞いているなんて盗み聞きみたいで卑しい行為だ、
みたいに言っていました。
それで他の人が何かの件について「話している時一緒にいたから聞いてるよね」
みたいに言って「それを知らないことはないはず」と言われても
「そんなことわざわざ聞いてないし、知らないことはないはずって言われても困る」
と言って怒っていました。

でも・・・周りの話を何となくでも聞いていることってけっこう役に立つのです。
その話は課長がしていたから担当は課長かなとか
その先生の事はどの人が担当でどんなことがあるのか、とか。
直接は教えてもらわないことが多いので自分から知るようにしていかないと。
盗み聞きとか卑しいとか、別にプライベートな話題を聞いているわけじゃないんですしあくまで仕事の話ですからね。

電話対応は事務的な仕事をしていればかならずついて回るものだし
嫌とか苦手とか言ってられないです。
聞こえないのはしょうがないので申し訳ないですが聞き返したりもします。
それでも責任を持たなきゃいけないような方向では出たくないなとは思います
だって一番下っ端の単なる臨時職員ですから。
ただ電話をかけてきた方はそうは思っていないかもしれないので
その辺りが難しいんなと思いました


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